商务文件管理应用篇
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部门应用（1）——业务部门
★业务部门的最佳资料管理
业务员是企业面孔，他们开展的业务活动，将在很大程度上影响着企业的业绩与未来的发展，对于每一个业务员来说，专业知识的积累和商业信息的收集都是至关重要的。为提高每们业各员的工作效率，COMIX公司将通过提供产品与系统的文件管理方法来帮助他们轻松地实现“高效信息管理”。
一、桌面资料管理
业务员的桌面，是用来收藏必要情报的销售数据基地，清除不要的资料，分析必要资料的使用范围，将其分为携带型文件和公司内文件。
◆携带型资料的管理
对报价资料、价格单等频繁翻阅的文件，以及每天的业务活动所需的种种商品资料，要分类收藏在便捷且美观的活页资料管理册中。这样也有保护资料的作用。如果是平时需带出公司的资料，将其按需要分类装入风琴包中，会使业务活动变得轻松而有效率。
◆公司内用文件的管理
◇固定化的资料
可将顾客管理卡，个人销售成绩，促销计划，不同客户促销资料等已被固定化的文件，收藏到管式文件（单开）夹中，而对不想打孔的资料，可装入透明内袋后再收藏到纸制快劳夹中。
◇流动性的文件
以星期为单位的销售成绩表、商品库存表和每个顾客的各种信息等这种在部门内或部门间流动性强的文件，可分别装入文件套中，再收入纸制杂志匣。
◇专家建议
○桌面的管理：不应该将资料杂乱无章地堆放在桌上，而要动手进行适当的整理，以提高工作的舒适性。
○桌上小文具的管理：将桌面上所有的小文具竖直放到筒或万用盘中，并将多或少“文具竖放”做原则记住，因竖放文具可以避免压在文件下而造成使用上的不便和不必要的找寻时间。
○名片的管理：可将名片收藏到可前后更换的名片册中，既方便查阅又方便替换。
○便条的管理：条类的东西虽小但它是重要的信息来源，应该与其他资料分条保管，以免丢失或损坏。
○文件资料的管理：用订书机管理，将同类的资料订在一起，用纸制文件盒进行收藏另外，形态各异的其他资料如录相带，软盘都可以扔进去，这样做能防止桌面上的资料堆积如山。
二、顺利的业务介绍
在进行介绍时，首先要研究一下需要哪些资料，并根据讲解资料与提交资料
的不同，分藏在不同的使用工具中，以使介绍简间扼要有效。
◆说明性资料的整理
业务员进行商品推销时，必须具备说明商品优点的能力，使用标准型活页资
料管理册，用整理好的资料进行讲解，可增强说服力。
推荐产品：相册AM123 /内页袋EH303A /活页资料册NF406A-S /名片册NU288
◆提交资料的整理
请注意，提交资料给客户时留给对方的印象是很重要的，应做到条理清晰，
整齐有序。可用带盖的文件套收藏说明书等资料，以防止资料散落；对计划书等文件，可使用Q310，HF287A，QW324A，LV423，LV422，LW320（需打孔），A850等产品，使用时，只要将资料卡进插杆夹就可瞬间提高商品资料的档次。
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◇专家建议
○有益于出差的资料管理：出差时，为了使访问工作更有成效，就必须充分利用路上时间，提倡移动办公方式并要求所带资料精简有用。
○携带的资料：资料较少时可用文件套收集，较多时可用摊开式资料管理袋，另外，为防止资料在公事包上散落，可用PK1011软塑夹装订起来，以防散落。
○便条工具：在出差地，突然想出的好主意或电话内容中的重要事项，可用小巧便携的名片记事本让下。它同时可收藏电话卡和名片（如记录纸用完可更换）。
○FD，CD的携带：携带软盘时，可使用有防磁屏蔽作用的FD盒。
携带CD时，可使用有防磨花作用的小规格PP，CD包。
部门应用（2）——人事部门
人事部门需要对每个职员的个人资料和人事考查表，长期地进行保管。对职员的管理，是关系到能否提高业绩及发挥职员个人能力的重要的一环，为了便于资料的检索，追加及人事考查，有必要实施明确的职员个人资料管理。
一、人事资料的管理
人事资料的管理，其主要的目的是为了搞好职员管理创造条件。因此，将每位职员的资料分别收藏于文件夹或夹子里，以方便查找。
◆人事资料是与职员的经历有关的重要情报，其中有履历书，合同书和任免证书的复印件等多方面的内容。因职员的总数及个人资料的不同，其资料管理方法也不一样。但一般管理方法是将职员个人资料按26字母顺序收藏于文件夹或夹子里。
◇人事常见资料有：
1）履历书
2）担保书
3）健康证书
4）参加工作考试
5）面试卡（进入时）
6）进入公司时的报告或论文
7）成绩证明书
8）预定毕业证书
9）养老金本子
10）养老金加入证书
11）进入公司时的合同书
12）任免证书履印件
◆人事资料管理的流程
1）使用文件整理夹作成所有职员的个人资料夹；
2）通过文件夹背面的标签纸，将职员姓名发音按颜色进行分类；
3）文件夹按26字母顺序摆放。
二、人事考查的资料管理
将人事考查表及其附属资料集中起来，按不同的职员收集到不同的工具里。此时使用带盖的档案袋，可以防止资料的损坏和脱落，又方便追加。将资料按不同部门进行分类，然后再汇集到档案夹中，同时考虑到保密的问题，将其存放到可以上锁的柜子里。
◆人事考查资料管理的流程
1）将人事考查资料按不同职员分别收藏到文件套里，并在标签上贴上职员的姓名；
2）每个夹子按职员，专业职称等分开；
3）不同部门使用不同颜色的夹子；
4）将分好类的文件套沿双孔打孔机的中心定位打孔；
5）将分好类的文件套放进双开管夹或单开管夹等厚型夹子里；
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6）在文件夹的侧面标题栏处写上“人事考查表”的字样，在其下面写上所属部门，职位或资格等；
7）由于考虑到需保密，将其存放到可以上锁的箱子里。
◆资料管理技巧
对人事资料等，其文书的内容庞大且种类多。因此，需要长期保存时，管理方法的选择很重要。下面将向您介绍两种方法。
1）按26字母的顺序进行管理
因使用夹子分类，因此所收藏的资料大小不一时也能对付，还便于资料的追加。另外，因汇集到厚型夹子里，方便管理便于携带，容易检索。
●将资料按不同职员分类收藏于文件套里，并在索引处标出职员的姓名。为了便于检索，在姓名的下面标出读法的第一个发音；
●将夹子的颜色按26音进行分类；
●将分好类的夹子用打孔机打孔后，按26字母中不同的发音顺序分别收藏于双开管夹等厚型文件夹里；
●在文件夹侧面标题栏处写上标题，在其下面注明所收藏资料在26字母中的位置
2）按不同部门，姓名，工号并用进行管理
●将所属部门按颜色和数字分开，并于文件分类夹的地址区处用文件夹指示标签表示；
●使用文件夹标题标签，将职员姓名的第一个发音表示凸形索引处；
●将职员工号写到文件分类夹的工号区上；
●将整理好了的文件分类夹放进文件整理盒里。
部门应用（3）——财务部门
在企业里，各部门每天都会产生大量的票据。财务部门大量的工作是整天和管理好这些票据。为了有效地处理繁杂的各种票据，有必要进行归类处理，将分类好的票据分别放入文件套，交置于桌面上的杂志匣里，然后，再将同一文件件套里的东西统一处理。处理一时完成，便将资料装入文件夹，并放到文件架上保管。
推荐产品：文件套E310 杂志匣A1083/文件夹（票据夹）A219电脑夹CB108/CB108S/票据夹A670、A671/票据盒A610
◆专家建议
○建立保存中心：将法定年限的文件和有必要长期保管的文件与票据移至保存中心保存，这样可以避免因与常用文件混在一起，而影响工作效率。建立保存中心又可利用办公室里的闲散空间。
○采取一元化管理：纸文件与数字文件共存时，需采取一元化管理，既同内容的文件，无论存于文件夹中，还是存于FD夹或CD夹中，都统一的标签，并尽量置于同一位置存放，这样便于检索与管理。
部门应用（4）——研发部门
在研发部门中，从基础经济资料到各种主题的市场调研资料等，资料数量众多而文泛，对于情报信息，“占有”不是目的，“利用”手是根本，因此，研发部门资料管理的关键是将收集到的最新情报利用起来。
A）立项与计划管理
在开发研究过程中，会产生商品目录，影像及插图等形态各异的资料。为防止这些情报资料散落，立项并进行管理是非常必要的。另外，要实行共有信息的管理，在研究开发结束后，将这些资料作为公共信息资源保管起来，让每个人都能阅览和利用，
◆如何整理形态各异的情报
◇将计划书和内容大小不一的情报资料按项目分类，并分别收藏于个别文件夹或文件套里，以方便识别与检索；
◇可以将同一计划的所有有关资料统一使用同一颜色的文件夹，并收藏于纸制文件盒。录象带，FD，CD等不能收藏于文件夹里的资料，可以进接放进文件盒里。
◇此盒为负责人每人管理一个，但在一般情况下按一桩事情收藏于一个盒中，这样可以提高检索效率。另外，有时要因人而异，没必要集中管理。
◇当计划被付诸实施，所有有关部门都开始行动，此时将会产生与其它部门的工作联络。因此，有必要明确地商定资料的所在保管场所。
B）共有信息的管理（结合资料特征的资料管理）
◇首先，对共有保管的情报，按一定的基准进行管理，将工作过程中产生的便条类笔记资料摘抄整天后废弃。
◇对询问较多的商品的设计情报，集中管理。
◇技术资料，商品目录等图书类东西，以便于览为原则进行管理。
◇将作品等拍照后，利用[换插式像册]，将相处和底片作为记录资料一起收藏于[双开管夹]。
◇将试用材料贴于粘贴面板上，其它东西作废。
◇图纸与产品设计书一起保管，而原版图纸可用[图纸盒]保管。
◇将每种商品的记录等资料收藏于[透明内袋]后汇集到[双开管夹]里，并通过方图标，背条标签纸上的文书名（或开发号码）及索引纸等，将资料分类管理。
部门应用（5）——工业设计部
工业设计部门的任务是设计出商品质的产品，为实现这一点，工业设计部门就必须注意方方面面的最新信息，并使之应用到商品设计中，所以，建立能高效收集，整理信息，并可进行共有化管理的系统是必要的。
1）市场调查资料的管理
用文字处理机作成调查资料的项目一览表后，收藏于资料管理册中，将编码，表示保管场所的取材地点记号等贴于明细表和资料上，将资料放规定地点保管。
2）技术资料管理
技术资料大致可分为材料与技术两类。使用频繁而又不能打孔的资料用文件盒收藏。
3）产品资料管理
对产品目录类的资料实行保存与活用双重保管。作为保存时，因为含有记录的意思，可用双开管夹或单开管夹等厚型文件夹收藏管理。细分类可用语言件套按厂家进行，经常使用的商品目录类的资料，由于商品定位的关系，有时会被剪下来使用，要用容易取出来的杂志匣收藏，并用文件套进细分类。
部门应用（6）——品质管理
导入COMIX的FES系统是企业顺利通过ISO9000质量管理体系认证的捷径
为了进行品质管理，企业该做些什么？
根据国际标准化机构中的ISO9000系列，引进与质量保证，质量体系有关的国际规范。对于那些瞄准国际市场的企业来说，是必不可少的，另外，自从制订了PL法以后，现实在的情况是，即使企业对自己制造的产品充满自信，也不知道消费者什么时候会告诉你。因此，对于企业来讲，为了取得ISO9000的认证和针对PL法采取对策，“文件化和记录化”被认为是重要事项。同时，为了进行品质管理，引进将这些文书管理体系化了的高效资料理系统是有必要的。
制定品质系统——ISO9000系列
○为了构筑满足ISO9000系列要求的品质系统，可以说，将必要事项文件化，和将这些文件系统化的基础工作是最重要的。
○在引进ISO9000时产生的文件中，“品质指南”明确了公司内各部门的品质规定和遵循这些规定的程序，“品质记录”记录了在实施过程中是否按照指南和程序要求来工作。
○关于取得ISO9000系列认证，虽然有增加大量文书的负面效应，但系统一经建立，也会为应PL法发挥很大作用。
○ISO9000系列是对品质保证的强化，能够减少不良品，同时，万一被投诉时，如果已实行了要事项的文件化，那么在审理时，在证明产品的安全性方面，应该对企业更有利。
○ISO规定要求 品质系统的构筑 作成品质指南 作成公司内规定 程序 品质记录依据ISO引进流程，制定文件管理系统是必要的，因此，森隆公司应此要求推出高效资料管理系统。以帮助各企业顺利引进ISO9000质量管理体系。
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