商務文件管理應用篇
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部門應用（1）——業務部門
★業務部門的最佳資料管理
業務員是企業面孔，他們開展的業務活動，將在很大程度上影響著企業的業勣與未來的發展，對於每一個業務員來說，專業知識的積累和商業信息的收集都是至關重要的。為提高每們業各員的工作效率，COMIX公司將通過提供產品與系統的文件管理方法來幫助他們輕鬆地實現“高效信息管理”。
一、桌面資料管理
業務員的桌面，是用來收藏必要情報的銷售數據基地，清除不要的資料，分析必要資料的使用範圍，將其分為攜帶型文件和公司內文件。
◆攜帶型資料的管理
對報價資料、價格單等頻繁翻閱的文件，以及每天的業務活動所需的種種商品資料，要分類收藏在便捷且美觀的活頁資料管理冊中。這樣也有保護資料的作用。如果是平時需帶出公司的資料，將其按需要分類裝入風琴包中，會使業務活動變得輕鬆而有效率。
◆公司內用文件的管理
◇固定化的資料
可將顧客管理卡，個人銷售成勣，促銷計劃，不同客戶促銷資料等已被固定化的文件，收藏到管式文件（單開）夾中，而對不想打孔的資料，可裝入透明內袋后再收藏到紙制快勞夾中。
◇流動性的文件
以星期為單位的銷售成勣表、商品庫存表和每個顧客的各種信息等這種在部門內或部門間流動性強的文件，可分別裝入文件套中，再收入紙制雜誌匣。
◇專家建議
○桌面的管理：不應該將資料雜亂無章地堆放在桌上，而要動手進行適當的整理，以提高工作的舒適性。
○桌上小文具的管理：將桌面上所有的小文具豎直放到筒或萬用盤中，並將多或少“文具豎放”做原則記住，因豎放文具可以避免壓在文件下而造成使用上的不便和不必要的找尋時間。
○名片的管理：可將名片收藏到可前後更換的名片冊中，既方便查閱又方便替換。
○便條的管理：條類的東西雖小但它是重要的信息來源，應該與其他資料分條保管，以免丟失或損坏。
○文件資料的管理：用訂書機管理，將同類的資料訂在一起，用紙制文件盒進行收藏另外，形態各異的其他資料如錄相帶，軟盤都可以扔進去，這樣做能防止桌面上的資料堆積如山。
二、順利的業務介紹
在進行介紹時，首先要研究一下需要哪些資料，並根據講解資料與提交資料
的不同，分藏在不同的使用工具中，以使介紹簡間扼要有效。
◆說明性資料的整理
業務員進行商品推銷時，必須具備說明商品優點的能力，使用標準型活頁資
料管理冊，用整理好的資料進行講解，可增強說服力。
推薦產品：相冊AM123 /內頁袋EH303A /活頁資料冊NF406A-S /名片冊NU288
◆提交資料的整理
請注意，提交資料給客戶時留給對方的印象是很重要的，應做到條理清晰，
整齊有序。可用帶蓋的文件套收藏說明書等資料，以防止資料散落；對計劃書等文件，可使用Q310，HF287A，QW324A，LV423，LV422，LW320（需打孔），A850等產品，使用時，只要將資料卡進插杆夾就可瞬間提高商品資料的檔次。
推薦產品：文件套E310/A1752報告夾Q310，A856，HF287A，QW324A，LW320
◇專家建議
○有益于出差的資料管理：出差時，為了使訪問工作更有成效，就必須充分利用路上時間，提倡移動辦公方式並要求所帶資料精簡有用。
○攜帶的資料：資料較少時可用文件套收集，較多時可用攤開式資料管理袋，另外，為防止資料在公事包上散落，可用PK1011軟塑夾裝訂起來，以防散落。
○便條工具：在出差地，突然想出的好主意或電話內容中的重要事項，可用小巧便攜的名片記事本讓下。它同時可收藏電話卡和名片（如記錄紙用完可更換）。
○FD，CD的攜帶：攜帶軟盤時，可使用有防磁屏蔽作用的FD盒。
攜帶CD時，可使用有防磨花作用的小規格PP，CD包。
部門應用（2）——人事部門
人事部門需要對每個職員的個人資料和人事考查表，長期地進行保管。對職員的管理，是關係到能否提高業勣及發揮職員個人能力的重要的一環，為了便於資料的檢索，追加及人事考查，有必要實施明確的職員個人資料管理。
一、人事資料的管理
人事資料的管理，其主要的目的是為了搞好職員管理創造條件。因此，將每位職員的資料分別收藏于文件夾或夾子里，以方便查找。
◆人事資料是與職員的經歷有關的重要情報，其中有履曆書，合同書和任免証書的複印件等多方面的內容。因職員的總數及個人資料的不同，其資料管理方法也不一樣。但一般管理方法是將職員個人資料按26字母順序收藏于文件夾或夾子里。
◇人事常見資料有：
1）履曆書
2）擔保書
3）健康証書
4）參加工作考試
5）面試卡（進入時）
6）進入公司時的報告或論文
7）成勣証明書
8）預定畢業証書
9）養老金本子
10）養老金加入証書
11）進入公司時的合同書
12）任免証書履印件
◆人事資料管理的流程
1）使用文件整理夾作成所有職員的個人資料夾；
2）通過文件夾背面的標籤紙，將職員姓名發音按顏色進行分類；
3）文件夾按26字母順序擺放。
二、人事考查的資料管理
將人事考查表及其附屬資料集中起來，按不同的職員收集到不同的工具里。此時使用帶蓋的檔案袋，可以防止資料的損坏和脫落，又方便追加。將資料按不同部門進行分類，然後再彙集到檔案夾中，同時考慮到保密的問題，將其存放到可以上鎖的櫃子里。
◆人事考查資料管理的流程
1）將人事考查資料按不同職員分別收藏到文件套里，並在標籤上貼上職員的姓名；
2）每個夾子按職員，專業職稱等分開；
3）不同部門使用不同顏色的夾子；
4）將分好類的文件套沿雙孔打孔機的中心定位打孔；
5）將分好類的文件套放進雙開管夾或單開管夾等厚型夾子里；
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6）在文件夾的側面標題欄處寫上“人事考查表”的字樣，在其下面寫上所屬部門，職位或資格等；
7）由於考慮到需保密，將其存放到可以上鎖的箱子里。
◆資料管理技巧
對人事資料等，其文書的內容龐大且種類多。因此，需要長期保存時，管理方法的選擇很重要。下面將向您介紹兩種方法。
1）按26字母的順序進行管理
因使用夾子分類，因此所收藏的資料大小不一時也能對付，還便於資料的追加。另外，因彙集到厚型夾子里，方便管理便於攜帶，容易檢索。
●將資料按不同職員分類收藏于文件套里，並在索引處標出職員的姓名。為了便於檢索，在姓名的下面標出讀法的第一個發音；
●將夾子的顏色按26音進行分類；
●將分好類的夾子用打孔機打孔后，按26字母中不同的發音順序分別收藏于雙開管夾等厚型文件夾里；
●在文件夾側面標題欄處寫上標題，在其下面註明所收藏資料在26字母中的位置
2）按不同部門，姓名，工號並用進行管理
●將所屬部門按顏色和數字分開，並于文件分類夾的地址區處用文件夾指示標籤表示；
●使用文件夾標題標籤，將職員姓名的第一個發音表示凸形索引處；
●將職員工號寫到文件分類夾的工號區上；
●將整理好了的文件分類夾放進文件整理盒里。
部門應用（3）——財務部門
在企業里，各部門每天都會產生大量的票據。財務部門大量的工作是整天和管理好這些票據。為了有效地處理繁雜的各種票據，有必要進行歸類處理，將分類好的票據分別放入文件套，交置於桌面上的雜誌匣里，然後，再將同一文件件套里的東西統一處理。處理一時完成，便將資料裝入文件夾，並放到文件架上保管。
推薦產品：文件套E310 雜誌匣A1083/文件夾（票據夾）A219電腦夾CB108/CB108S/票據夾A670、A671/票據盒A610
◆專家建議
○建立保存中心：將法定年限的文件和有必要長期保管的文件與票據移至保存中心保存，這樣可以避免因與常用文件混在一起，而影響工作效率。建立保存中心又可利用辦公室里的閑散空間。
○採取一元化管理：紙文件與數字文件共存時，需採取一元化管理，既同內容的文件，無論存於文件夾中，還是存於FD夾或CD夾中，都統一的標籤，並儘量置於同一位置存放，這樣便於檢索與管理。
部門應用（4）——研發部門
在研發部門中，從基礎經濟資料到各種主題的市場調研資料等，資料數量眾多而文氾，對於情報信息，“佔有”不是目的，“利用”手是根本，因此，研發部門資料管理的關鍵是將收集到的最新情報利用起來。
A）立項與計劃管理
在開發研究過程中，會產生商品目錄，影像及插圖等形態各異的資料。為防止這些情報資料散落，立項並進行管理是非常必要的。另外，要實行共有信息的管理，在研究開發結束后，將這些資料作為公共信息資源保管起來，讓每個人都能閱覽和利用，
◆如何整理形態各異的情報
◇將計劃書和內容大小不一的情報資料按項目分類，並分別收藏于個別文件夾或文件套里，以方便識別與檢索；
◇可以將同一計劃的所有有關資料統一使用同一顏色的文件夾，並收藏于紙制文件盒。錄象帶，FD，CD等不能收藏于文件夾里的資料，可以進接放進文件盒里。
◇此盒為負責人每人管理一個，但在一般情況下按一樁事情收藏于一個盒中，這樣可以提高檢索效率。另外，有時要因人而異，沒必要集中管理。
◇當計劃被付諸實施，所有有關部門都開始行動，此時將會產生與其它部門的工作聯絡。因此，有必要明確地商定資料的所在保管場所。
B）共有信息的管理（結合資料特征的資料管理）
◇首先，對共有保管的情報，按一定的基準進行管理，將工作過程中產生的便條類筆記資料摘抄整天后廢棄。
◇對詢問較多的商品的設計情報，集中管理。
◇技術資料，商品目錄等圖書類東西，以便於覽為原則進行管理。
◇將作品等拍照后，利用[換插式像冊]，將相處和底片作為記錄資料一起收藏于[雙開管夾]。
◇將試用材料貼于粘貼面板上，其它東西作廢。
◇圖紙與產品設計書一起保管，而原版圖紙可用[圖紙盒]保管。
◇將每種商品的記錄等資料收藏于[透明內袋]后彙集到[雙開管夾]里，並通過方圖標，背條標籤紙上的文書名（或開發號碼）及索引紙等，將資料分類管理。
部門應用（5）——工業設計部
工業設計部門的任務是設計出商品質的產品，為實現這一點，工業設計部門就必須注意方方面面的最新信息，並使之應用到商品設計中，所以，建立能高效收集，整理信息，並可進行共有化管理的系統是必要的。
1）市場調查資料的管理
用文字處理機作成調查資料的項目一覽表后，收藏于資料管理冊中，將編碼，表示保管場所的取材地點記號等貼于明細表和資料上，將資料放規定地點保管。
2）技術資料管理
技術資料大致可分為材料與技術兩類。使用頻繁而又不能打孔的資料用文件盒收藏。
3）產品資料管理
對產品目錄類的資料實行保存與活用雙重保管。作為保存時，因為含有記錄的意思，可用雙開管夾或單開管夾等厚型文件夾收藏管理。細分類可用語言件套按廠家進行，經常使用的商品目錄類的資料，由於商品定位的關係，有時會被剪下來使用，要用容易取出來的雜誌匣收藏，並用文件套進細分類。
部門應用（6）——品質管理
導入COMIX的FES系統是企業順利通過ISO9000質量管理體系認証的捷徑
為了進行品質管理，企業該做些什麼？
根據國際標準化機構中的ISO9000系列，引進與質量保証，質量體系有關的國際規範。對於那些瞄準國際市場的企業來說，是必不可少的，另外，自從制訂了PL法以後，現實在的情況是，即使企業對自己製造的產品充滿自信，也不知道消費者什麼時候會告訴你。因此，對於企業來講，為了取得ISO9000的認証和針對PL法採取對策，“文件化和記錄化”被認為是重要事項。同時，為了進行品質管理，引進將這些文書管理體系化了的高效資料理系統是有必要的。
制定品質系統——ISO9000系列
○為了構筑滿足ISO9000系列要求的品質系統，可以說，將必要事項文件化，和將這些文件系統化的基礎工作是最重要的。
○在引進ISO9000時產生的文件中，“品質指南”明確了公司內各部門的品質規定和遵循這些規定的程序，“品質記錄”記錄了在實施過程中是否按照指南和程序要求來工作。
○關於取得ISO9000系列認証，雖然有增加大量文書的負面效應，但系統一經建立，也會為應PL法發揮很大作用。
○ISO9000系列是對品質保証的強化，能夠減少不良品，同時，萬一被投訴時，如果已實行了要事項的文件化，那麼在審理時，在証明產品的安全性方面，應該對企業更有利。
○ISO規定要求 品質系統的構筑 作成品質指南 作成公司內規定 程序 品質記錄依據ISO引進流程，制定文件管理系統是必要的，因此，森隆公司應此要求推出高效資料管理系統。以幫助各企業順利引進ISO9000質量管理體系。
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